POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

1. PRÉAMBULE

La SRL DECODE, Cabinet d’avocats, établie à 1300 Wavre, place de l’Hôtel de Ville 15-16 est soucieuse de la protection de vos données à caractère personnel et s’engage à respecter les dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel (données ci-après) en vigueur en Belgique en ce compris le Règlement général relatif à la protection des données, 2016/679 (ci-après RGPD).

Dans ce souci de protection de vos données, nous sommes à votre disposition pour toutes questions ou remarques à ce sujet.

Nous veillons par ailleurs à assurer un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement.

2. A QUI S’ADRESSE CETTE DÉCLARATION ?

2.1. Cette déclaration est destinée aux personnes physiques qui rentrent en contact avec nous, en ce compris celles qui :

  • Naviguent sur notre site internet ;
  • Demandent des informations relatives aux services du Cabinet ;
  • Sont les clients du Cabinet ;
  • Travaillent pour les clients du Cabinet, ou auprès de ses fournisseurs.

2.2. Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données ainsi qu’aux dispositions relatives à la protection des données et de la vie privée en vigueur en Belgique.

3. QUELLES SONT LES DONNÉES QUI SONT TRAITÉES PAR LA SRL DECODE ET D’OÙ PROVIENNENT-ELLES ?

3.1. La SRL DECODE collecte les données traitées par différents canaux. Soit directement auprès de vous-même, soit auprès d’une autorité judiciaire ou administrative, d’une partie adverse dans le cadre d’un litige ou d’une compagnie d’assurance intervenant dans la défense de vos intérêts (RC professionnelle, RC familiale, Protection juridique, etc), ou encore de toute autre partie intervenante (conseil technique, expert, etc …).

Certaines données peuvent aussi être collectées valablement si elles sont divulguées publiquement ou si vous les avez vous-même rendues accessibles publiquement sur les médias publics/sociaux notamment (tel que LinkedIn, Facebook, …) ;

3.2. Les catégories de données suivantes sont traitées :

  • Les données d’identification : nom, prénom, adresse privée, adresse e-mail, téléphone, sexe, date et lieu de naissance, état-civil, nationalité, photographie d’identité, carte d’identité, la nationalité.
  • Les données appartenant à des catégories particulières de données (articles 9 et 10 du RGPD): antécédents médicaux, maladie, handicap, jugement, données relatives aux condamnations pénales et à des infractions, etc…
  • Les données bancaires : le numéro de compte, voire certains extraits de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière.
  • Les données familiales ;
  • Toutes autres données relatives au litige/au dossier confié au cabinet nécessaire à sa gestion.

4. POURQUOI LA SRL DECODE TRAITE-T-ELLE VOS DONNÉES ?

4.1. Selon les données collectées et traitées, les finalités diffèrent, vos données pouvant être traitées :

  • Dans le cadre de la défense de vos intérêts ou de ceux de la personne morale ou physique pour laquelle vous intervenez;
  • Dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles du Cabinet à votre égard ou à l’égard de la personne morale ou physique pour laquelle vous intervenez;
  • Pour établir la facturation ;
  • Pour assurer la défense du Cabinet dans le cadre d’un contentieux qui l’oppose à vous ;
  • Pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts ;
  • Pour vous envoyer des newsletters.

5. QUELLES EST LA BASE DE LICÉITÉ DES TRAITEMENTS DU CABINET ?

5.1. En fonction de la finalité poursuivie, nous traitons vos données sur la base :

  • Des obligations légales lui incombant dans le cadre de ses activités. La loi lui impose de traiter certaines données à caractère personnel. Il en va ainsi pour ses obligations comptables, sociales, administratives ou encore son devoir de défendre vos intérêts (article 6 c. du RGPD).
  • De la défense de vos intérêts ou de ceux de la personne morale ou physique pour laquelle vous intervenez (article 9, 1, f)
  • Sur base de ses obligations contractuelles ou précontractuelles à votre égard (article 6 b. du RGPD);
  • Sur base de l’intérêt légitime du cabinet, lorsqu’il doit conserver vos données pour introduire, exercer ou étayer une action en justice éventuelle mais également vous envoyer une newsletter (article 6 f. du RGPD)
  • Dans certains cas très particuliers, la SRL DECODE peut être amenée à traiter vos données sur base de votre consentement (article 6 a. du RGPD).

6. AVEC QUI LA SRL DECODE PARTAGE-T-ELLE VOS DONNÉES ?

6.1 Tout partage de données s’effectue dans les limites du secret professionnel, des règles déontologiques et du présent document.

6.2. Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l’équipe du Cabinet ou tous confrères, intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou tous conseils techniques dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations du cabinet.

6.2. Nous sommes par ailleurs susceptibles de transmettre vos données :

  • Aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice ainsi qu’au Bureau d’Aide Juridique dans le cadre de la défense de vos intérêts et dans la mesure nécessaire.
  • Aux parties adverses dans la cadre de la défense de vos intérêts et dans la mesure nécessaire.
  • Le cas échéant, à des organismes bancaires ou d’assurances dans la cadre de la défense de vos intérêts et dans la mesure nécessaire.
  • Aux autorités ou entités fixées par la loi, le décret ou toute disposition règlementaire qui est applicable.

6.6. Nous pouvons également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens de la législation, dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels la SRL DECODE a souscrit.

La liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel vos données sont éventuellement traitées et hébergées sont disponibles à première demande.

7. COMBIEN DE TEMPS LA SRL DECODE GARDE-T-ELLE VOS DONNÉES ?

7.1. Nous ne conserverons pas les données au-delà d’une période de 10 ans nécessaire pour répondre à ses obligations légales ou contractuelles (prescription fiscale, responsabilité professionnelles, loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, etc).

Ce délai commence à courir dès la fin de la relation qui vous lie au Cabinet.

7.2. En cas de contentieux les données seront conservées au-delà des échéances indiquées ci-dessus à des fins de défenses en justice. Dans ce cas, la conservation des données pertinentes pourrait être prolongée dans toute la mesure nécessaire à la gestion du contentieux.

8. LA SRL DECODE TRANSFERE-T-ELLE VOS DONNEES HORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

8.1. Les transferts des données vers un pays hors de l’Union ne seront autorisés que si et seulement si :

  • La Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalente à celui prévu par la législation européenne, les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
  • Le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission, le consentement.

9. QUELS SONT VOS DROITS ?

9.1. Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD ou si le secret professionnel s’y oppose, en vertu de la réglementation vous avez les droits suivants :

  • Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si la SRL DECODE traite vos données ;
  • Le droit d’avoir une copie des données traitées ;
  • Le droit de rectification des données traitées ;
  • Le droit d’opposition des données traitées ;
  • Le droit de limiter le traitement des données traitées ;
  • Le droit à l’effacement des données traitées ;
  • Le droit à la portabilité des données traitées ;
  • Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données:
    www.autoriteprotectiondonnees.be/
    Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
    Tel.: +32 (0)2 274 48 00
    Télécopie: +32 (0)2 274 48 35
    Courriel : contact@apd-gba.be

9.2. Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant au Cabinet à l’adresse mail suivante : xg@decode.be ou par envoi postal à l’adresse suivante : place de l’Hôtel de Ville 15-16 à 1300 Wavre

10. LA POLITIQUE DES COOKIES

La SRL DECODE utilise des cookies sur son site internet. Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur son site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, à vous offrir une publicité ciblée ou encore à analyser son audience.

Pour en savoir plus sur sa Politique en matière de Cookies, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Cookies Policy ».

Vous pourrez alors consentir à tout ou partie des cookies.

11. MODIFICATIONS

La SRL DECODE peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications à la présente déclaration de protection des données et de la vie privée. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet.